Jumlah lembaga dan unit kearsipan menggambarkan banyaknya lembaga kearsipan serta unit kerja yang melaksanakan fungsi pengelolaan arsip pada suatu instansi atau wilayah dalam periode tertentu. Data ini digunakan untuk mengetahui ketersediaan kelembagaan kearsipan dalam mendukung penyelenggaraan pengelolaan arsip yang tertib, sistematis, dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Selain itu, data ini juga mencerminkan kapasitas pemerintah daerah atau organisasi dalam menjaga, melindungi, dan menyediakan arsip sebagai sumber informasi serta bahan pertanggungjawaban administrasi dan sejarah.